Questo manuale si legge nell'ordine in cui si impara il mestiere: prima si guarda, poi si registra chi è il cliente e cosa ha, poi si apre una pratica, poi si va in strada, e alla fine si chiude il documento. Se lo segui dall'inizio, ogni capitolo usa solo cose spiegate nei capitoli precedenti.
Non parla di installazione, di server, né di come il programma è fatto dentro. Parla solo di quello che vedi sullo schermo e di cosa succede quando lo tocchi.
Un dettaglio che rende il lavoro più rapido. Puoi lavorare anche senza saperlo, ma sapendolo fai prima.
Un punto in cui è facile sbagliare, e in cui l'errore costa tempo o va corretto a mano.
Un'operazione che non si annulla con un clic. Leggi due volte prima di confermare.
Un passaggio previsto dalla normativa sui registratori telematici. Il programma lo pretende perché lo pretende la legge, non per scelta di chi l'ha scritto.
Un esercizio da fare davvero, sui dati di prova, prima di toccare quelli veri. Alla fine di ogni parte ne trovi almeno uno.
Le figure di questo manuale riproducono l'interfaccia reale — stessi colori, stessa disposizione, stessi nomi dei pulsanti — ma con nomi e dati inventati. Nessuna immagine contiene clienti veri: un manuale gira per le mani di tutti, e i dati dei tuoi clienti non devono girare con lui.
In questa parte non si registra ancora niente. Si impara a guardare: dove sono le cose, che cosa il programma ti sta dicendo appena entri, e cosa puoi toccare tu.
Un laboratorio autorizzato ha due problemi che si sommano ogni giorno. Il primo è ricordare: ogni registratore telematico che assisti ha una verificazione periodica in scadenza, e la scadenza non te la ricorda nessuno. Il secondo è dimostrare: per ogni intervento previsto dalla legge devi poter provare, anche a distanza di anni, che l'hai fatto, quando, con quale sigillo e con la firma di chi.
RT Manager tiene insieme le due cose. Da una parte è l'archivio di chi sono i tuoi clienti e di quali macchine hanno, con le scadenze che si calcolano da sole. Dall'altra è il quaderno guidato degli interventi: apri la pratica giusta, ti fa le domande nell'ordine giusto, e alla fine produce un documento firmato che non si può più modificare di nascosto.
Tutto il programma vive dentro il sito del laboratorio, nelle pagine normali che vedi nel browser. Non c'è un secondo programma da installare, e non devi andare a cercare pannelli nascosti: quello che ti serve è tutto dietro la barra blu in alto.
Non tutti vedono le stesse cose. A ciascuno viene assegnato un profilo, e il profilo decide quali sezioni compaiono nella barra. Se un collega ha una voce di menu che tu non hai, non è un guasto: è il suo profilo.
| Profilo | Cosa può fare |
|---|---|
| RT — Amministratore | Tutto: anagrafiche, registratori, pratiche, calendario, esportazioni e configurazione del laboratorio. |
| RT — Tecnico | Registratori, pratiche e calendario. È il profilo di chi lavora sul campo: vede le macchine e i propri interventi, non le anagrafiche commerciali. |
| RT — Amministrativo | Clienti, calendario ed esportazioni. Chi prende gli appuntamenti e tiene i rapporti, senza mettere mano alle pratiche tecniche. |
| RT — Commerciale | Clienti ed esportazioni. Il profilo di chi lavora sui contatti e sui contratti. |
| RT — Sola lettura | Guarda e basta. Utile per chi si affaccia al lavoro, o per una consultazione senza rischio di toccare nulla. |
Se una voce di menu è stata nascosta dal responsabile per fare ordine, questo non ti dà né ti toglie permessi: il profilo resta quello. Nascondere una voce è una scelta di pulizia dello schermo, non di sicurezza.
Si entra dalla schermata di accesso con il proprio nome utente e la propria password. Nel campo della password c'è una piccola icona a forma di occhio: premendola vedi in chiaro quello che stai digitando. Non è una scorciatoia da pigri — col tablet in mano in officina, una password lunga digitata alla cieca si sbaglia due volte su tre.
Dopo alcuni tentativi sbagliati l'accesso si blocca per qualche minuto. È una difesa contro chi prova le password a tentativi. Se ti succede, aspetta: non serve riprovare più in fretta.
Una volta dentro, la barra blu in alto è l'unica cosa da imparare. Ogni voce è una sezione, e ci si torna sempre da lì. Non serve usare il pulsante "indietro" del browser.
Figura 1.1 — La barra di navigazione. È il punto di partenza di ogni operazione.
La dashboard è la prima schermata che vedi ed è pensata per una cosa sola: dirti, in cinque minuti, che cosa richiede attenzione oggi.
| Cliente | Matricola | Prossima VP | Stato | |
|---|---|---|---|---|
| Bar Centrale snc | 9AB1 4477 021 | 31/07/2026 | scaduta da 30 gg | Apri pratica |
| Panificio Aurora | 7KL9 0021 884 | 30/09/2026 | fra 31 giorni | Programma |
| Farmacia San Marco | 3TT2 5590 117 | 31/12/2026 | in regola | Programma |
Figura 1.2 — La dashboard. Ogni riquadro in alto è cliccabile e porta all'elenco già filtrato.
Come si legge, dall'alto in basso:
Da ogni riga puoi aprire direttamente la pratica di verificazione o fissare l'appuntamento, senza passare dall'anagrafica. È la strada più corta fra "questa scade" e "ci vado".
Se hai interventi in programma oggi, compare anche il riquadro del foglio di lavoro, con i chilometri stimati del giro. Ne parliamo nella Parte 4.
Accanto al calendario e in testa alla dashboard c'è un riquadro che non aspetta di essere interrogato: ti dice cosa conviene fare, calcolandolo ogni volta sui dati veri del laboratorio.
Ci trovi le verificazioni scadute (in rosso: la sanzione decorre dal giorno dopo) e quelle in scadenza; i registratori ancora senza POS; le manutenzioni arretrate; le pratiche aperte da più di due settimane; gli appuntamenti di oggi che il cliente non ha confermato; le scorte di sigilli in esaurimento, giudicate sul consumo reale e non su un numero fisso; le richieste di contatto rimaste senza risposta; i clienti che hanno macchine ma non un contratto.
Ogni voce della bacheca porta con sé il collegamento alla riga che l'ha generata. Nessun suggerimento è inventato, e puoi verificarlo in un clic. Quando non c'è niente in sospeso te lo dice, invece di riempire lo spazio con qualcosa.
Una pratica si appoggia sempre a due cose: un cliente e una macchina. Se sono registrate bene, tutto il resto viene da sé — le scadenze si calcolano, la mappa si popola, il verbale si intesta. Se sono registrate male, ogni pratica successiva porta avanti l'errore.
Dalla sezione Clienti, il pulsante Nuovo cliente apre la scheda vuota. I campi che contano davvero sono pochi: denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo della sede, un'email e un telefono.
Figura 2.1 — La scheda cliente. CAP, città, provincia e posizione sulla mappa si compilano da soli.
Nel campo indirizzo digita le prime lettere e scegli un suggerimento invece di scrivere tutto. CAP, città, provincia e le coordinate per la mappa si compilano insieme. È il modo più rapido e l'unico che garantisce che il cliente finisca al posto giusto sulla mappa.
Tre strade, tutte nella stessa pagina:
Aperta la scheda, il contenuto è raggruppato in linguette per non metterti davanti un muro di informazioni:
Dati fiscali, sede, referente, recapiti e note operative.
Tutte le macchine del cliente, con la prossima verificazione a colpo d'occhio.
Il contratto di assistenza attivo e il collegamento riservato all'area clienti.
Tutto quello che è successo su quel cliente, in ordine di tempo.
Dalla sezione Registratori, oppure — meglio — dalla scheda del cliente, così il legame è già fatto. I campi che il programma userà per calcolare le scadenze sono la data di messa in servizio e quella dell'ultima verificazione: sono i due da non sbagliare.
Figura 2.2 — La scheda del registratore. La prossima verificazione non si digita: la calcola il programma.
La verificazione periodica scade ventiquattro mesi dopo l'ultima (o dalla messa in servizio, se è la prima), con termine all'ultimo giorno del mese. Una macchina verificata il 14 marzo 2024 scade il 31 marzo 2026, non il 14. Il programma applica questa regola da solo: non correggerlo a mano.
Se la macchina non sta alla sede legale — il chiosco sulla spiaggia, il secondo punto vendita, il magazzino — correggi l'ubicazione. Quello che scrivi tu vince sempre sull'indirizzo ereditato, e da lì dipendono la mappa e l'ordine del giro di consegne. Un chiosco registrato all'indirizzo dell'ufficio manda il tecnico dalla parte sbagliata della città.
Nell'elenco dei registratori la colonna della prossima verificazione è colorata per urgenza, ed è l'informazione che userai più spesso:
| Colore | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| rosso | Verificazione già scaduta | Priorità assoluta: la sanzione decorre dal giorno successivo alla scadenza. |
| arancione | Scade entro trenta giorni | Chiama il cliente e fissa l'appuntamento adesso. |
| verde | In regola | Nulla. Comparirà da sola quando sarà il momento. |
È la domanda che fanno tutti il primo giorno: «non posso aprire direttamente la pratica e scrivere lì i dati?». Puoi — dentro una pratica c'è la creazione rapida del cliente e del registratore, e la vedremo. Ma vale la pena capire perché conviene comunque partire dall'anagrafica.
Una pratica è un episodio: cosa è successo il 14 marzo su quella macchina. L'anagrafica è lo stato: cosa è vero adesso di quella macchina. Le scadenze, la mappa, i report e i promemoria al cliente leggono lo stato, non gli episodi. Se la macchina non esiste in anagrafica, per il programma non esiste: non scadrà mai, non comparirà sulla mappa e non entrerà in nessun conteggio.
Ogni registratore ha un proprio archivio fotografico, ed è diverso dalle foto di una singola pratica. Qui finisce tutto quello che riguarda quella macchina, da qualunque intervento provenga: la targhetta, il sigillo, il display, il POS collegato, il libretto.
Le immagini sono raggruppate per etichetta — targhetta, sigillo, display, POS, verbale, ricevuta telematica, anomalia — e l'ordine dei gruppi è sempre lo stesso, non quello di caricamento: chi cerca la targhetta la trova sempre nello stesso posto. Ogni miniatura porta la data e il collegamento alla pratica da cui proviene.
Puoi caricare foto anche senza avere una pratica aperta: la targhetta scattata al volo mentre sei lì, il manuale, la lettera del costruttore. Dal telefono si scatta sul momento. Un clic su una miniatura la apre a schermo intero, e si sfoglia con le frecce.
Una procedura è la pratica di un intervento previsto dalla legge. Non è un modulo da riempire: è la sequenza dei controlli che devi fare davvero, nell'ordine in cui vanno fatti. La sequenza dei passi è il verbale.
Si apre dalla scheda di un registratore — con un clic sulla procedura che serve — oppure dalla sezione Procedure. In testa trovi sempre due schede riassuntive: il proprietario e il registratore. Se uno dei due non è in anagrafica, lo crei lì senza uscire dalla pratica.
Sotto, la pratica è divisa in passi. Ogni passo è un gruppo di controlli omogenei, e ogni controllo è una casella da spuntare, una data, un numero o un testo. I passi si scorrono dall'alto in basso: è l'ordine in cui l'intervento si fa sul posto.
Figura 3.1 — Una pratica aperta. In alto il percorso, sotto il passo su cui stai lavorando. I campi gialli sono obbligatori e ancora vuoti.
La striscia in testa risponde alle tre domande di chi compila in piedi davanti a un bancone: a che punto sono, cosa mi manca, dove clicco per finire.
I campi che servono per chiudere la pratica con esito positivo hanno sfondo giallo e bordo ambrato finché restano vuoti — sempre, non solo quando ci clicchi sopra. Il numero del passo diventa arancione e accanto al titolo compare quanti ne mancano.
In fondo alla pratica c'è l'elenco di tutto ciò che manca, e accanto a ogni voce il pulsante Vai al campo, che porta il cursore esattamente lì. Su una pratica lunga è la differenza fra trenta secondi e cinque minuti di caccia.
Le tappe si possono chiudere a fisarmonica per non avere davanti tutta la pratica insieme. Se provi a chiudere con un campo obbligatorio vuoto dentro una tappa chiusa, la tappa si riapre da sola sul campo che manca: non ti ritrovi mai un errore invisibile.
I file si aggiungono in tre modi, e tutti e tre funzionano ovunque nella pratica:
Prendi il file e lascialo cadere sul riquadro. Anche più file insieme.
Copia una schermata e premi Ctrl+V. Il modo più rapido per una foto già scattata.
Dal telefono o dal tablet si apre la fotocamera e si scatta sul momento.
A ogni file va data un'etichetta — targhetta, sigillo, display, POS, verbale, ricevuta telematica, anomalia. L'etichetta decide in quale sezione del verbale la foto comparirà. Un file senza etichetta finisce in fondo, sotto "altro", e su un verbale stampato fa la figura di una fotografia messa lì per caso.
Il magazzino sigilli serve a una cosa sola: sapere sempre dove è finito ogni codice, dal carico fino alla macchina su cui è stato applicato.
Dalla sezione Sigilli, il carico ha due modi:
Dentro l'elenco codici, il lettore della fotocamera non si chiude dopo ogni lettura: leggi un sigillo dopo l'altro senza riaprirlo, con un segnale diverso se il codice era già stato letto. Svuotare una scatola da cinquanta diventa un'operazione sola.
I sigilli si assegnano ai tecnici, così sai sempre chi ha cosa in borsa. Durante una pratica il codice si registra digitandolo o leggendolo con la fotocamera.
Un codice già applicato non può essere applicato una seconda volta, e un sigillo usato non si elimina dal magazzino. Non è una rigidità del programma: è la tracciabilità che ti chiede la legge. Se ti compare "codice già utilizzato", hai in mano un sigillo diverso da quello che credi — controlla l'etichetta.
I codici applicati durante l'intervento compaiono da soli sul verbale stampato: non vanno ricopiati.
Il rapportino calcola imponibile, IVA e totale mentre digiti. Le righe si aggiungono per tipo — diritto di chiamata, manodopera, ricambi, altro — con quantità, prezzo unitario ed eventuale sconto.
| Voce | Q.tà | Prezzo | Sconto | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Diritto di chiamata | 1 | 25,00 | — | 25,00 |
| Manodopera | 2 | 45,00 | 10% | 81,00 |
| Etichetta di verificazione | 1 | 30,00 | contratto | 0,00 |
| Totale imponibile | 106,00 | |||
Figura 3.2 — Il rapportino. La voce coperta dal contratto vale zero e lo dichiara.
Se il cliente ha un contratto di assistenza che copre quella voce, la riga risulta non fatturabile senza che tu debba ricordartene. È il motivo per cui vale la pena tenere i contratti aggiornati: si ripagano in rapportini scritti giusti.
Tecnico ed esercente firmano direttamente sullo schermo, con il dito o con lo stilo. Non serve stampare, far firmare e riscansionare.
Ogni firma viene registrata insieme al documento e concorre alla sua impronta di integrità: se qualcuno modificasse il documento dopo la firma, l'impronta non tornerebbe più.
Alla chiusura della pratica il programma fa una serie di cose in automatico. Vale la pena conoscerle, perché sono la ragione per cui compilare bene conviene:
Dopo la chiusura la pratica non si modifica più. Per riaprirla serve una motivazione scritta, che resta agli atti e compare sul documento stampato. Non è un ostacolo messo per dispetto: è ciò che rende il verbale una prova invece che un appunto. Prima di chiudere, rileggi.
Sono sette perché sette sono gli eventi che la normativa chiede di documentare. Ognuna ha i propri passi, già nell'ordine giusto.
| Procedura | Passi | Quando si usa e cosa attraversa |
|---|---|---|
| Installazione nuova macchina | 6 | Prima messa in servizio. Dati preliminari e verifica matricola → censimento su Fatture e Corrispettivi e certificato dispositivo → attivazione fiscale e messa in servizio → configurazione → collegamento POS → collaudo e consegna del libretto. |
| Verificazione periodica | 5 | L'appuntamento biennale. Dati della verificazione → controlli preliminari → controlli funzionali e fiscali → firmware e adeguamenti normativi → esito, etichetta e chiusura. |
| Sostituzione registratore | 3 | Una macchina esce e un'altra entra. Dispositivo uscente → dispositivo entrante → chiusura. La matricola di quello uscente viene cercata in anagrafica mentre digiti. |
| Cessazione / dismissione | 3 | Fine vita della macchina. Motivo e verifiche → comunicazioni telematiche all'Agenzia → consegne al cliente e archiviazione. |
| Aggiornamento firmware | 2 | Adeguamento normativo o correttivo. Aggiornamento → verifiche successive. |
| Intervento straordinario | 2 | Guasto o anomalia fiscale. Segnalazione → risoluzione. È la procedura da usare quando il cliente chiama perché "non funziona". |
| Collegamento POS — RT | 3 | L'obbligo entrato in vigore il 1° gennaio 2026. Rilevazione dei terminali → collegamento tecnico → registrazione su Fatture e Corrispettivi. |
La verificazione va anticipata, senza aspettare i due anni, quando: il sigillo è stato rimosso o è danneggiato; sono stati azzerati memoria o contatori; è stata sostituita la memoria permanente o il DGFE. Se registri uno di questi eventi in una pratica, il programma programma da sé la VP straordinaria entro trenta giorni.
Tre strumenti per la stessa domanda vista da tre distanze: quando ci vado (calendario), in che ordine ci vado oggi (giro), dove sono le macchine (mappa).
Quattro viste — mese, settimana, giorno ed elenco — più la vista annuale, che risponde a una domanda che le altre non reggono: com'è distribuito il lavoro nell'anno, dove sono i picchi, quali settimane sono scoperte. Dodici mesi affiancati, un quadratino per giorno, l'azzurro tanto più intenso quanti più interventi ci sono.
| lun | mar | mer | gio | ven | sab | dom |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 9 | 10 VP Bar Centrale |
11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Figura 4.1 — Il calendario mensile. Weekend distinti, oggi in evidenza, carico della giornata a colpo d'occhio.
Cosa puoi fare, in pratica:
Alla chiusura di una pratica il prossimo appuntamento viene proposto da solo, saltando i fine settimana ed evitando di crearne uno doppio se ce n'è già uno per quella macchina.
Il foglio di lavoro è pensato per il tecnico che è già in strada: gli interventi della giornata messi in fila per vicinanza geografica. L'ordine parte dalla sede del laboratorio e sceglie ogni volta la tappa più vicina, indicando i chilometri fra una e l'altra.
| # | Cliente | Intervento | Km | Stato | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bar Centrale snc | Verificazione periodica | 4,2 | confermato | Naviga Chiama |
| 2 | Panificio Aurora | Collegamento POS | 2,8 | da confermare | Naviga Chiama |
| 3 | Farmacia San Marco | Intervento straordinario | 11,5 | spostato dal cliente | Naviga Chiama |
Figura 4.2 — Il giro di oggi. Ogni tappa ha navigazione, telefonata e WhatsApp a portata di pollice.
L'ordine del giro usa la distanza in linea d'aria, non quella stradale. In città funziona bene; con un fiume, una laguna o un tratto a senso unico di mezzo, guarda la mappa prima di fidarti dell'ordine proposto.
Tutti i registratori geolocalizzati, con il colore del segnaposto che indica l'urgenza della verificazione — lo stesso codice colore dell'elenco: rosso scaduta, arancione entro trenta giorni, verde in regola.
Un registratore senza indirizzo proprio eredita la posizione del cliente. Se manca anche quella, il segnaposto non c'è. La mappa te lo dice e distingue i tre casi: archivio vuoto, clienti senza posizione, clienti collocati ma senza macchine. Nel dubbio, ricontrolla l'indirizzo del cliente — quasi sempre è lì che manca il dato.
Il programma è pensato anche per essere usato in piedi, con una mano sola e il tablet appoggiato di lato. Tre cose che scoprirai usandolo:
Matricole e sigilli si leggono con la fotocamera invece di trascriverli. È dove si fanno meno errori in assoluto.
Ogni sezione ha una spiegazione che il tablet può leggerti ad alta voce. Scorciatoia
Alt+L.
Un suono diverso per salvataggio riuscito, errore, avviso e codice letto. Con le mani occupate, l'orecchio arriva prima dell'occhio.
In cantina o dietro un muro spesso la rete sparisce. I salvataggi fatti in quel momento restano in coda e partono da soli quando la linea torna. Non rifare il lavoro: aspetta di risalire e controlla che sia passato.
La pratica è chiusa. Restano tre cose: il documento da consegnare, il contratto che regola quel cliente, e i prospetti che ti dicono come sta andando il parco.
È il documento stampabile della pratica. In testa c'è un display digitale che riassume i dati principali — matricola, cliente, date, esito — leggibile a distanza di braccio.
Se la pratica è stata riaperta dopo la chiusura, le motivazioni compaiono sul documento. Chi legge il verbale sa che è stato modificato e perché. È una garanzia per te prima ancora che per il cliente.
Il contratto lega un cliente al laboratorio e decide cosa è compreso e cosa si fattura. I riquadri in alto mostrano i contratti attivi, quelli in rinnovo entro sessanta giorni, quelli scaduti e il ricorrente annuo complessivo.
Un contratto può includere le verificazioni periodiche, un certo numero di uscite e uno sconto sugli interventi. Il pulsante Rinnova sposta la scadenza di un periodo e riporta il contratto fra gli attivi.
Se non selezioni nessun registratore, il contratto copre tutti quelli del cliente — anche quelli che censirai in futuro. Per un cliente con un parco che cresce è quasi sempre quello che vuoi, e ti evita di dover ricordare di aggiungere ogni macchina nuova.
Sette prospetti per leggere il parco da angolazioni diverse, tutti filtrabili e impaginati a venticinque righe:
| Prospetto | A cosa risponde |
|---|---|
| Scadenzario verificazioni | Che cosa scade, e quando. È il più usato. |
| Manutenzioni programmate | Quali macchine sono da rivedere fuori dalla verificazione di legge. |
| Conformità collegamento POS | Chi è ancora fuori regola rispetto all'obbligo 2026. |
| Registratori per cliente | Chi ha quante macchine. |
| Storico di una macchina | Tutto quello che è successo su una singola matricola. |
| Attività per tecnico | Chi ha fatto cosa, e quanto. |
| Storico interventi | Filtrabile per periodo, tecnico, cliente e stato. |
Ogni prospetto si esporta in CSV con il punto e virgola come separatore: è il formato che l'Excel italiano apre correttamente al primo colpo, senza la procedura di importazione. Dallo scadenzario puoi comunque aprire la pratica o programmare l'intervento senza cambiare pagina.
Tre canali che portano allo stesso posto: le richieste che arrivano dal sito, la posta del laboratorio, e l'area dove il cliente si guarda le proprie macchine da solo.
La sezione Contatti raccoglie quello che arriva dal modulo pubblico: preventivi, richieste di assistenza, verificazioni, nuove installazioni. Le richieste ancora da leggere sono evidenziate.
Ogni richiesta porta con sé un'anagrafica già completa — denominazione, partita IVA, sede, email, PEC, recapiti — perché il modulo li chiede al richiedente. Questo abilita il passaggio che fa risparmiare più tempo di tutti:
Trasferisce tutti quei dati in anagrafica senza ridigitarne nemmeno uno, e la richiesta resta collegata alla scheda creata. Niente telefonata di richiamo per farsi dettare la partita IVA.
Sulla richiesta puoi assegnare uno stato di lavorazione — nuovo, in lavorazione, risposto, diventato cliente, archiviato, spam — e scrivere una risposta. Spuntando la casella dedicata la risposta parte per email; senza la spunta resta solo annotata.
Le note interne non vengono mai mostrate al richiedente: servono per i colleghi. La risposta è ciò che il cliente leggerà. Prima di scrivere, guarda in quale dei due riquadri hai il cursore.
Gli allegati che il richiedente ha mandato — foto della targhetta, libretto, ultima fattura — si aprono direttamente dalla scheda.
La sezione Posta porta la casella del laboratorio dentro il gestionale, così i messaggi dei clienti stanno accanto alle loro schede invece che in un programma a parte. I messaggi vengono letti dalla casella e archiviati; degli allegati viene annotato il nome.
Ogni cliente può avere un collegamento riservato — lo trovi nella sua scheda, linguetta Contratto e portale — da cui vede le proprie macchine, le scadenze e gli appuntamenti in programma.
Da lì il cliente può confermare o chiedere di spostare un appuntamento. La sua risposta ti arriva accanto alla tappa nel giro di oggi: è il motivo per cui, guardando il foglio di lavoro al mattino, sai già chi ti aspetta e chi no.
Un appuntamento confermato dal cliente è un viaggio che non si fa a vuoto. Su un giro di sei tappe, una porta chiusa costa mezz'ora e trenta chilometri.
Prima regola: se qualcosa non torna, non è quasi mai colpa tua. Seconda regola: segnalalo, perché una cosa che dà fastidio a te la dà a tutti.
In fondo a ogni pagina c'è un riquadro pieghevole per mandare un malfunzionamento o un suggerimento. Insieme al testo partono da soli la sezione in cui eri, l'indirizzo della pagina e il browser che stai usando: sono le informazioni che di solito mancano quando un problema viene raccontato a voce.
Gli allegati si aggiungono trascinandoli, incollandoli con Ctrl+V
— il modo più rapido per mandare una schermata — o scegliendoli da disco.
Prima di scrivere, cattura lo schermo e incolla l'immagine nella segnalazione. Chi la leggerà vedrà esattamente quello che vedi tu, compreso il messaggio d'errore che nessuno riesce mai a ricopiare per intero.
I malfunzionamenti nascono già con priorità alta: sono quelli che bloccano il lavoro sul campo. Quando la segnalazione viene lavorata puoi ricevere una risposta per email.
| Cosa vedi | Cosa sta succedendo, e cosa fare |
|---|---|
| Non riesco a chiudere la pratica | C'è almeno un campo obbligatorio vuoto. Scorri in fondo: c'è l'elenco, e accanto a ogni voce il pulsante Vai al campo. |
| Un campo obbligatorio non si vede da nessuna parte | È dentro una tappa chiusa a fisarmenica. Prova a chiudere: la tappa si riapre da sola sul campo che manca. |
| «Codice sigillo già utilizzato» | Quel sigillo risulta applicato altrove. Non è un blocco arbitrario: un codice si usa una volta sola. Controlla l'etichetta — quasi sempre hai in mano un sigillo diverso da quello che credi. |
| La macchina non compare sulla mappa | Manca l'indirizzo, sul registratore e sul cliente da cui lo erediterebbe. Completa la sede del cliente scegliendo un suggerimento nel campo indirizzo. |
| La prossima verificazione non è la data che mi aspettavo | Sono ventiquattro mesi dall'ultima, con termine all'ultimo giorno del mese. Il 14 marzo 2024 diventa il 31 marzo 2026. Non correggerlo a mano. |
| Non trovo una voce di menu che ha un collega | È il profilo, non un guasto. Chiedi al responsabile se ti serve davvero per il tuo lavoro. |
| L'accesso mi dice che devo aspettare | Troppi tentativi sbagliati di fila: il blocco dura qualche minuto ed è una difesa. Riprovare più in fretta non aiuta. |
| Ho caricato le foto ma sul verbale sono tutte in fondo | Sono senza etichetta. L'etichetta decide la sezione del verbale: riaprile e assegnala. |
| Ho salvato ma sembra non essere successo niente | Se eri senza rete, il salvataggio è in coda e parte quando la linea torna. Risali e ricontrolla prima di rifare il lavoro. |
| Devo correggere una pratica già chiusa | Si può riaprire, ma serve una motivazione scritta che resta agli atti e compare sul documento. Se l'errore è piccolo e il verbale non è ancora stato consegnato, valuta se ne vale la pena. |
Il programma applica da solo le regole qui sotto. Conoscerle serve a capire perché fa quello che fa — e ad accorgersi se un dato inserito male le sta facendo sbagliare.
| Regola | Come viene applicata |
|---|---|
| Verificazione biennale | Ultima verificazione (o messa in servizio, se è la prima) più ventiquattro mesi, con termine all'ultimo giorno del mese. |
| Verificazione anticipata | Obbligatoria entro trenta giorni quando: il sigillo è stato rimosso o danneggiato; sono stati azzerati memoria o contatori; è stata sostituita la memoria permanente o il DGFE. Registrando uno di questi eventi, la pratica straordinaria viene programmata da sola. |
| Libretto di dotazione | L'annotazione è obbligatoria alla chiusura dell'intervento. È uno dei passi delle procedure. |
| Collegamento POS — RT | Obbligatorio dal 1° gennaio 2026 (art. 1, commi 74 e 77, L. 207/2024, attuato dal Provvedimento AdE n. 424470 del 31/10/2025). Prima di quella data la bacheca lo segnala come avviso, dopo come irregolarità. |
| Stati del ciclo di vita | Gli stati del registratore seguono le comunicazioni telematiche all'Agenzia delle Entrate: la chiusura di una pratica promuove lo stato di conseguenza. |
| Sigillatura del documento | Alla chiusura il verbale riceve un'impronta digitale e va in sola lettura. La riapertura richiede una motivazione che resta sul documento. |
Se è il tuo primo giorno, fai queste cose nell'ordine. Ti prendono meno di un'ora e dopo sai muoverti.
Non c'è nessuna operazione che tu possa fare per sbaglio e che non si possa correggere, tranne una: chiudere una pratica. Quella si riapre solo con una motivazione che resta agli atti. Su tutto il resto, prova pure: si impara toccando.